Менеджмент и менеджеры – искусство или ремесло? - 2

Я не жалел времени, теперь время не жалеет меня» (Шекспир «Ричард II»)

«Время – друг одного человека, но враг другого» (китайская поговорка)

Добрый день, уважаемые коллеги! В предыдущем блоке мы рассмотрели базовые подходы к менеджменту и менеджерам-управленцам, а также ряд полезных рекомендаций по введению руководителя в курс дел и как лучше разобраться в своих сильных и слабых сторонах. Продолжим дальнейший обзор инструментария в подготовке настоящих специалистов в своем деле.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Я решил отступить от порядка рассмотрения тем, которые предложил в первой части. К психологии общения и мотивации мы подойдем попозже, а сейчас мне видится, что уместнее начать с тайм-менеджмента – ведь лишь подружившись с часами, ежедневником, планером с планом на месяц и даже на квартал, и другими инструментами из куфарчика с надписью Time-management – только так можно будет уменьшить сверхурочное время на управление, о котором мы говорили в предыдущем блоке. Итак, его величество, Тайм-менеджмент, и как правильно управлять временем на работе и в быту в качестве руководителя.

Все мы помним со школьной скамьи дневники. Положа руку на сердце, ответьте сейчас – кто из вас их любил? Если из вас, нынешних руководителей, среди ответов наберется 20% утвердительных ответов – и вы среди них, можете смело поставить себе еще одну заслуженную пятерку (по советской системе оценки) за такой несуществующий в то время предмет, как управление своим временем.

Искренне рад за вас и с большой долей уверенности могу сказать, что и сейчас у вас на столе под рукой ежедневник-планер, календарь и часы с правильным(!) временем на стене, на столе порядок и у каждой вещи свое определенное место, и вы обычно приходите на все мероприятия и собрания за 15-10 минут до начала. И уже самое ужасное – практически никогда никуда не опаздываете и жутко злитесь на подчиненных, если они приходят не вовремя. Оставшимся 80% в этом плане повезло меньше и многих до сих пор тяготит и раздражает это отвратительное понятие, как тайм-менеджмент, но жизнь заставила – и заставляет, приспосабливаться к обстоятельствам…. «Назвался груздем, полезай в корзину» – согласно пословице.

Время – понятие относительное и размеры его для всех одинаковы. Его можно потратить впустую, с пользой дела, просто созерцать восходы и закаты, ощущая себя в единстве с природой, но его никогда невозможно вернуть обратно – такова философия нашего бытия… В прошлом блоке мы рассматривали распределение времени на исполнение и на управление – это можно еще условно назвать временем «рабочим» и временем «общественным». Искусство эффективного менеджмента и состоит в сохранении устойчивого равновесия между ними, а с годами и опытом количество времени, затрачиваемого на управление, должно возрастать, и соответственно – уменьшаться на исполнение. Но прежде чем пытаться эффективно управлять своим временем, нужно проанализировать, как оно расходуется.

Во время своих диагностик и консультаций, я постоянно фиксирую в блокноте время начала и завершения любого процесса, будь то планерка, совещание, развоз газет по точкам и сколько тратится на каждый магазин, переговоры по телефону в отделе рекламы с клиентом, разбор конфликта, перекуры, кофейные паузы, обед и т.д.. Меня часто спрашивают в изданиях – зачем тебе это все? Отвечаю – для анализа эффективности потраченного вами на работе времени. Когда на выходе предоставляешь калькуляцию бесцельно потраченного времени за рабочий день, у многих наступает реальный шок – не верят. Тогда советую провести самоанализ и убедиться лично, о чем сейчас поделюсь и с вами.

Итак, начинаем с того, что берем большой лист бумаги – формат А4 или А3 большого значения не имеют (кому как удобней) и просто перечисляем те дела, которыми вы занимаетесь в течение обычного дня и недели. Например, проверка электронной почты утром, плюс срочные ответы, планерка, канцелярская работа, работа с людьми, встреча с клиентами, заседания, поездки, звонки по телефону и т. д. Не забудем добавить перекуры, кофе-паузы, обед, скайп-одноклассники-ФБ-интернет-аська и т.п. – что доставляет истинное удовольствие от работы.

Теперь прикиньте и зафиксируйте, сколько минут-часов уходит на каждый вид деятельности. Не удивляйтесь, если в сумме за неделю будет больше чем 40 часов по законодательству. Ведь давно доказано, что обычно люди тратят большее количество времени, чем нужно, на те задачи и дела, которые доставляют им удовольствие, чем на те, которые им в тягость и к которым «душа не лежит». А теперь вам и карты в руки – если заинтересованы в оптимизации своего личного тайм-менеджмента, сделайте выводы и примите соответствующие меры. Это ваше время, ваша эффективность как менеджера и пример для своих сотрудников. Не научитесь сами ценить время, вряд ли сумеете призвать к дисциплине ваших подчиненных. Как сказал выше, время легко тратить – вернуть обратно невозможно.

Еще одним удобным инструментом может служить матрица «слоновьих задач». Это квадрат, разбитый на четыре части, с разной классификацией важности задач.

С ее помощью также можно научиться достаточно быстро и эффективно планировать свой рабочий день. Для себя лично я каждый квадрат разбивал по времени, начиная с 7.00 до 20.00 – так мне было удобней визуализировать загрузку всего рабочего дня. Позднее когда в голове выработался до автоматизма алгоритм выстраивания приоритетности задач, я мысленно поблагодарил эту матрицу и сейчас в своем планере использую разноцветные маркеры, если в течение дня необходимо срочно решить много важных дел. Использую принцип светофора плюс еще два дополнительных цвета (оранжевый и фиолетовый) для промежуточных задач. Для чего фиолетовый – вы и сами догадались.

При формировании приоритетности и качеству выполняемых задач на день, не забывайте про такой важный психо-физиологический фактор, как ваши биочасы. Все мы знаем деление людей на жаворонков, сов и голубей. Вы сами знаете себя лучше любого психолога и поэтому определитесь со своим типом. Повезло так называемым голубям – они спокойно работают в течение всего дня, ровно и без усилий над собой. Но куда сложнее ярко выраженным совам или жаворонкам – это же полная противоположность! И как это все подстроить под общий график работы издания и коммуникаций с партнерами и клиентами? Но если учитывать эту специфику нашего организма и подстроить ее под задачи тайм-менеджмента издания, то и тут можно достичь результата и пользы.

Старайтесь задачи из разряда важные-несрочные и срочные-неважные планировать на ваше продуктивное время. Важные-срочные максимально приближать к пограничной зоне вашего периода наибольшей производительности труда, но если не получается, то придется собраться с силами и это выполнить. Лучше потом дать себе небольшой перерыв и отвлечься на что-нибудь другое. И наконец несрочные-неважные – на период "абыякавасцi да жыцця". Практика показывает, что чаще всего именно несрочные-неважные мы именно и делаем на пике трудовой активности – эти же задачи самые интересные и приятные для нас…. Но тут уж выбор за вами – что для вас приоритетней: качество работы или удовольствие во время работы?

Важным условием эффективности тайм-менеджмента является планирование задач следующего дня накануне вечером. Это должно стать вашей привычкой по окончанию рабочего дня, подвести итог выполненных дел за прошедший день и спланировать приоритетность задач на следующий. Если что не успели сегодня, спланируйте перенос на завтра/послезавтра/позднее или вообще вычеркните – и такое часто бывает. Не зря в армии есть пословица: «Не спеши выполнять приказ командира, а вдруг отменят» - так и у нас порой происходит.

Для любого руководителя наиболее нелюбимой является текущая канцелярская работа – такая монотонная, скучная, требующая точности и ответственности и пожирающая много времени, но такова судьба любого менеджера, директора и редактора. Чтобы не утонуть в ней, а она имеет тенденцию нарастания подобно снежному кому, разбейте ее на три группы:

1.      Срочные дела – это заявления сотрудников, платежки, письма вышестоящих органов с требованием срочного ответа и т.п. Заведите красную папку и по ходу поступления информации складывайте документацию в нее. По несколько раз в день проверяйте ее, а также предупредите секретаря сразу класть входящую документацию такого характера в эту папку в случае вашего отсутствия.

2.      Более поздние дела – например, докладная записка отдела кадров по дежурству в праздничные дни, запрос отдела рекламы на покупку планшетов для сотрудников, заявка из отдела распространения на покупку тележек для розничных продавцов и т.п. Эту информацию складывайте в желтую папку и также предупредите секретаря и руководителей отделов складывать эти документы в желтую папку в случае вашего отсутствия.

3.      Только информация – это прямая почта-письма, предложения партнеров, прайсы от различных фирм, протоколы собраний, отчеты отделов за неделю и т.п. Эту информацию, как вы уже явно догадались, складываем в зеленую папку.

4.      Фиолетовая папка – тоже нелишне завести. По опыту знаю, в самый неподходящий момент вдруг срочно нужен документ, который по всем законам логики и парапсихологии не должен был понадобиться до второго пришествия, но вдруг он оказался архиважен! Лучше всего здесь подойдет самая толстая папка-скоросшиватель – это поможет бумагам не потеряться и еще один важный момент из психологии. Когда вы дыроколом пробиваете дырки, и потом документ кладете в папку, вы невольно усиливаете фотографический элемент памяти – куда вы его положили. При необходимости на ваш вопрос: «И куда я эту байду положил?», ваш мозг вам даст подсказку-инсайт – в папочку для «фиолетовых» дел ))) Дарю вам свое ноу-хау.

Теперь можно выдохнуть и сказать «УРА!» ))) Сделав такой «светофор» из папок по входящей канцелярке, вы сэкономите и время, и деньги на покупке цитрамона и не только ))) Одно важное условие и секрет – делюсь с вами, коллеги: на протяжении 21-го дня вам лично и вашим сотрудникам надо будет строго следовать этому правилу – сортировке входящей документации по папкам и постоянной проверке красной по три-четыре раза на день, желтой – по два раза, и зеленой – один раз в конце рабочего дня, фиолетовой – когда в нее уже ничего не влезает и нужно заводить новую…. По ходу, на старую фиолетовую наклейте год входящей информации и храните ее не менее года-двух – обычно этого срока достаточно для возможного запроса информации из нее.

Почему 21 день? Эту цифру установили психологи в ходе десятков лет наблюдений – именно столько времени нам необходимо, чтобы любое нововведение закрепилось не только в нашем сознании, но и в подсознании на фазе привычки. Об этом хорошо знали древние и использовали в своей деятельности – примеров и доказательств множество: от мифов и сказок до библейских сюжетов. Поэтому продержитесь с любым нововведением три недели и успех гарантирован. Кстати, в СССР отпуск тоже давали не менее чем на 21 день – умные доктора знали, сколько надо отдохнуть советскому труженику, чтобы присвоить себе оздоровление и потом в течение года работать продуктивно.

И еще несколько слов о нежелательных помехах управлению и как их минимизировать. Не секрет, что на это растрачивается значительная часть времени: нежелательный звонок, посетитель, скайп (будь он неладен для желающих поделиться радостью в момент переговоров…), смска-напоминалка от супруга/супруги о походе в гости вечером – это лишь незначительная часть внешнего шума, который отвлекает от выполнения задач.

Как можно избежать подобных негативных помех или по крайней мере – минимизировать их?

1.      Рабочий телефон

А) Если есть секретарь, то прописать инструкции по фильтрации звонков и разработать алгоритм перевода/ожидания/предложения перезвонить для входящих звонков.

Б) При отсутствии секретаря во время важной встречи или выполнения важного задания отключить телефон (заодно и мобильный – все входящие легко потом отследить и перезвонить).

В) Если ни то, ни другое невозможно, твердо и быстро заявляйте, что заняты и попросите перезвонить через столько-то минут. 

2.       Скайп – вывешивайте красный флажок или сделайте себя невидимым. По окончании решения задачи не забывайте включить статус присутствия в сети.

3.      Сотрудники.

А) При наличии секретаря, прописать инструкции по допуску сотрудников к вам в соответствии с внутрикорпоративными правилами, а также перечень важности проблем, при которых разрешен отход от правил.

Б) При отсутствии секретаря приучите сотрудников издания не входить к вам при наличии таблички «ЗАНЯТ» или «НЕ МЕШАТЬ». Это легко сделать на двери и опять же, обучить сотрудников правилам поведения и прописать перечень форс-мажоров, при которых вход разрешен. Не забывать снимать табличку по окончании запрета на вход к вам.

В) Приучите сотрудников заранее договариваться с вами о времени встрече, если дело не требует сиюминутного решения вопроса.

4.      «Час (полчаса) тишины» – такую идею я подсмотрел у своей коллеги из Украины Татьяны Красовской. В свое время она работала коммерческим директором одной газеты с тиражом в 100.000 экз. И чтобы на работе, а не в после рабочее время решать текущие дела, она ввела такую фишку и два раза в неделю закрывалась в своем кабинете для решения производственных вопросов. На двери была эта табличка и все сотрудники были осведомлены о запрете входить к ней в это время (если пожар, смерть, начало войны – запрет отменялся). В течение пресловутых 21-го дня она настойчиво боролась за свое право – победила! Новые директора после нее оставили в действии это ноу-хау и оно действует по сей день. 

Несколько слов про коварнейшего похитителя вашего времени, который в наших кругах консультантов получил название «синдром обезьяны». Уверен, вы с этим сталкиваетесь почти каждый день.

К вам в кабинет приходит сотрудница/сотрудник и начинает нудно рассказывать о проблеме, которую она/он не может решить. Часто это происходит в неподходящий момент, вы спешите, некогда все сейчас решать. Вы в сердцах говорите: «Ладно, оставь это мне – я разберусь/решу/сам напишу/позвоню клиенту и т.д.». Довольная сотрудница (сотрудники все же реже этим достают…) радостно говорит «Спасибочки огромное» и убегает. Через какое-то время другой/другая с очередной проблемой и опять де жа вю, знакомое до боли…. Когда кто-то приходит со своей проблемой, мы говорим «он пришел с обезьяной на спине». И всякий раз, как вы говорите: «Оставьте эту проблему мне», обезьяна перепрыгивает с его спины на вашу. И до тех пор пока вы не решите вопрос и не выдадите его решение вашему сотруднику, обезьяна будет у вас на спине и занимать ваше время. А теперь представьте себя с тремя-четырьмя макаками на спине к концу дня, а к концу недели??? Да у вас же зоопарк за плечами.

Чтобы этого не происходило, надо научиться твердо говорить нет и настаивать на решении задачи самим сотрудником. Более продвинутый вариант – спросить у сотрудников, что они сделали сами по решению проблемы, почему это не помогло, что еще они могут сделать, по ходу давайте подсказки, где можно найти помощь и что для этого сделать. И зафиксируйте в своем ежедневнике срок (дату), когда сотрудник должен доложить о выполнении – причем запишите это при нем и попросите его/ее зафиксировать в их собственном планере. Это не только поможет их развитию и обучению, но приучит персонал к самостоятельному поиску решения проблем, подтолкнёт мозг к активной деятельности, а главное – они реже станут обращаться к вам за помощью и начнут стремиться к самостоятельному нахождению путей решения.

Несколько полезных рекомендаций для работы с входящей и исходящей информацией по телефону. Они помогут и вам лично, и вашим сотрудникам грамотно обрабатывать и предоставлять информацию партнерам и клиентам – ведь из-за неточностей, ошибок и просто неумения работать по телефону, тратится огромное количество времени на исправление ошибок. Пусть этот мэнюал будет базовым для вас и сотрудников, если еще не разработаны собственные. На свое усмотрение вы его добавите и подкорректируете.

ПАМЯТКА для принимающего информацию

1.      Выслушать, не перебивая, собеседника;

2.      По ходу разговора делайте пометки, фиксируйте основные пункты;

3.      Повторите поэтапно определенные ключевые моменты разговора;

4.      Задавайте вопросы, если что-либо не поняли или не расслышали (особенно при мобильной связи – порой пропадает четкость);

5.      При особо важной входящей информации при возможности записывайте на диктофон (в мобильном есть такая функция);

6.      Если возможно, попросите прислать информацию в письменном виде и попросить комментарии (на легкий электронный адрес – заведите адрес для таких целей). Например: 1111@tut.by или 2014@mail.ru Он должен быть легко запоминающимся и лучше, если без букв – угроза путаницы латиницы и кирилицы;

7.      По окончании разговора самому структурировать информацию как удобно, и переспросить – все ли правильно понял/ла.

8.      Ваш собственный пункт )))

ПАМЯТКА для передающего информацию

1.      Определяем конечную цель коммуникации

2.      Учитываем, кому непосредственно передаём информацию:

·        Передача простым языком;

·        Выделяем особо смысловые центры, расставляем акценты;

·        Не торопиться – темп речи средний;

·        При необходимости по просьбе повторить – повторяем без раздражения;

·        Задаем по ходу открытые вопросы, как вас поняла другая сторона, избегая ответов да/нет;

·        Стараться говорить на языке собеседника, избегая слэнг и профессиональные термины;

·        Подключать эмоции, ассоциативный ряд выстраивать – делать «якоря-образы» для лучшего запоминания;

·        Если текст большой, разделять его на смысловые блоки;

·        Ваша собственная рекомендация….

В завершение по тайм-менеджменту, несколько практических советов о том, как вам сэкономить свое время, находясь в должности менеджера, директора, редактора:

1.      В выстраивании взаимоотношений с подчиненными, старайтесь как можно больше задач делегировать им (под вашим контролем и держите результат на выходе), а также помогайте им самостоятельно решать их проблемы, но не брать это на себя. И введите у себя ноу-хау Красовской – это вам поможет и приучит сотрудников к дисциплине и ответственности.

2.      В коммуникациях с коллегами (редакторы, директора, руководители других изданий и партнеров) научите их не создавать вам ненужных помех. Тактично, но твердо придерживайтесь этого стиля, и люди скоро привыкнут, что вы предпочитаете деловой стиль общения (по делу, коротко и по существу) и противник пустой болтовни. Если вы деликатный человек и вам это сложно делать (чтобы не обидеть коллегу….), то при необходимости предлагайте человеку перезвонить в удобное для вас обоих время.

3.      Если вы менеджер среднего звена, готовьте тезисы и цифры перед встречей с вашим боссом по обсуждению проектов или задач, а также конкретизируйте и письменно фиксируйте дэдлайны их выполнения в соответствии с вашим личным рабочим графиком в отделе. И научитесь тактично сокращать дискуссии о том, как космические корабли бороздят просторы…. Они жуткие хроноеды наряду с любительницами и любителями плакаться в жилетку на работе.

Если научитесь всему этому, поверьте мне, сами удивитесь в скором времени, что это все по силам каждому руководителю – главное поставить цель и добиться ее реализации. Просто помните классику: 20% вашего времени и энергии дадут вам 80% результата (правило Парето).

 На этом блок по тайм-менеджменту буду завершать. Надеюсь, целый ряд подарков и моих наработок в ходе многолетней практики будут полезны вам и вашим сотрудникам в эффективной работе с моим любимым другом – тайм-менеджментом. Подружитесь и вы с ним – он классный парень и надежен, как немецкая овчарка.

На следующей неделе приступаю к теме коммуникаций и далее по плану.

Всегда на связи, Ваш Дмитрий Целок.